Betreuung von Promotionsverfahren

Betreuung und Begleitung von Promovierenden

Nicht nur das Thema der Promotion, auch die Auswahl der am besten geeigneten Kandidaten will gut überlegt sein. Betreuende und Promovierende haben individuelle und damit eventuell auch unterschiedliche Vorstellungen über den Ablauf der Promotion, den zeitlichen Aufwand und das Betreuungsverhältnis. In einem ausführlichen Gespräch im Vorfeld können sich beide Seiten einen Eindruck von einander verschaffen und die eigenen Erwartungen ansprechen.

Vor Beginn der Promotion

Neben inhaltlichen Fragen müssen auch eine Reihe von bürokratischen Vorgaben und organisatorischen Abläufen beachtet werden.

Laut Rahmenpromotionsordnung der FAU RPromO § 5 Abs. 2 können Betreuerin oder Betreuer sein: Hochschullehrerinnen und Hochschullehrer (Art. 2 Abs. 3 Satz 1 BayHSchPG), die an der jeweiligen Fakultät hauptberuflich tätig sind, entpflichtete Professoren oder im Ruhestand befindliche Professoren.

Sonderfälle und Ausnahmen regelt die Promotionsordnung der jeweiligen Fakultät oder des Fachbereichs. Im Rahmen eines kooperativen Promotionsverfahrens können auch promovierte Professorinnen und Professoren von Fachhochschulen/HAW an der Betreuung der Dissertation beteiligt werden.

Häufig wird die Erst-Betreuerin/der Erst-Betreuer durch einen Assistenten oder Postdoc unterstützt, der der Doktorandin/dem Doktoranden zur Seite steht und ihn bei der täglichen Arbeit betreut („Day-by-day-Betreuer“).

Das von Ihnen gewählte Thema sollte nicht nur Sie und den Promovierenden interessieren, es sollte auch einen direkten Bezug zu Ihrem eigenen Forschungsbereich aufweisen. Wichtig ist außerdem, dass Sie neben Ihren sonstigen Aufgaben genügend Zeit für eine Betreuung aufbringen können. Weiterhin muss das gewählte Thema von der Doktorandin/dem Doktoranden in einem angemessenem Zeitrahmen bearbeitet und zusammengefasst werden können.

Sie sind nicht dazu verpflichtet, die Betreuung einer Doktorandin/eines Doktoranden zu übernehmen und können aus sachlichen Gründen ablehnen. Das kann der Fall sein, wenn die Bewerberin oder der Bewerber nicht über die erforderlichen wissenschaftlichen Vorkenntnisse verfügt, oder wenn Ihre eigenen zeitlichen Kapazitäten nicht ausreichen, um weitere Doktorandinnen und Doktoranden adäquat zu betreuen. Laut der Studie Doctoral programmes for the european knowledge society kann bei einer Betreuung von mehr als 10 Doktoranden keine qualitätsgerechte Betreuung im Sinn eines zielorientierten Abschlusses von Dissertationen sein. Die Überprüfung der Aufnahmevoraussetzungen der Kandidatin/des Kandidaten erfolgt durch den Promotionsausschuss und sollte vor Aufnahme des Promotionsvorhabens erfolgen.

Vor der Zusage der Betreuung eines Promotionsvorhabens sollten Sie die dem Promotionsvorhaben zugrunde liegende Motivation abklären, denn mit der Zusage einer Betreuung verpflichten Sie sich die Doktorandin oder den Doktoranden bei der Erstellung der Dissertation methodisch und fachlich und auch hinsichtlich des Zeit- und Arbeitsplans zu beraten und zu unterstützen.

In Umsetzung der Prinzipien und Leitlinien zur Guten Wissenschaftlichen Praxis bietet die FAU ein Muster für den Abschluss einer Betreuungsvereinbarung an, zum Beispiel zwischen einer Doktormutter/einem Doktorvater und einer/einem Promovierenden. Die Betreuungsvereinbarung der FAU soll helfen, die Rahmenbedingungen für die Promotionsarbeit festzulegen, um spätere Missverständnisse zu vermeiden. Sie hilft, die gegenseitigen Erwartungen zu klären und wechselseitige Rechten und Pflichten abzustimmen. Die Betreuerin/der Betreuer verpflichten sich mit der unterschriebenen Betreuungsvereinbarung zu einer Betreuung bis zum Abschluss der Promotion, unabhängig von der Dauer der Finanzierung. Sie begleiten die Forschungs- und Lehrtätigkeit der Doktorandin/des Doktoranden und besprechen Karriereperspektiven. Sie unterstützen die Doktorandin/den Doktoranden, falls notwendig, bei der Vereinbarkeit von Familie und wissenschaftlicher Karriere.

Eine Betreuungsvereinbarung ist bei Promotionsverfahren zum Dr. med., Dr. med. dent., Dr. rer. biol. hum. und Dr. phil. verpflichtend und Teil der im Promotionsbüro einzureichenden Zulassungsunterlagen. Die Fakultäten halten entsprechende Vorlagen vor.

Für die erfolgreiche Betreuung einer Promotion ist es wichtig, dass Sie sich als Betreuerin/Betreuer gemeinsam mit dem/der Promovierenden über ihre beiderseitigen Aufgaben, Rechte und Pflichten im Klaren sind. Die Checkliste zum Promotions(einstellungs)gespräch, auch Checkliste zur guten Praxis bei Qualifizierungsarbeiten genannt, gilt als Leitfaden. Sie bildet zugleich die Grundlage für das Promotionsgespräch zwischen Ihnen als Doktormutter oder Doktorvater und dem/der Promovierenden, das zu Beginn des Promotionsvorhabens geführt werden muss.

Formalien

Die formalen Anforderungen an die Promovierenden und deren Arbeit finden Sie in der Promotionsordnung der jeweiligen Fakultät. Im Interesse eines kontinuierlichen und erfolgreichen Ablaufs eines Promotionsverfahrens ist die Berücksichtigung derselben unerlässlich.

Eine erfolgreiche Promotion basiert auf dem Austausch zwischen Betreuer und Promovierendem. Hinsichtlich der Aufgaben des Betreuers muss zwischen Betreuungsverhältnis und Promotionsverhältnis unterschieden werden.

Zwischen dem Promovenden und dem Betreuer, dem Doktorvater oder der Doktormutter, wird ein Betreuungsverhältnis begründet. Es handelt sich hier um ein Vertrauensverhältnis, das wissenschaftliche und pädagogische Elemente in sich birgt.

Im Promotionsverhältnis wird das Verhältnis des Promovenden zur Fakultät und zur Hochschule, die später die Prüfung abnehmen und ihm den Doktorgrad verleihen werden, beschrieben. Das Promotionsverhältnis wird durch die Promotionsordnung einer öffentlich-rechtlichen Regelung unterworfen.

Sie als Betreuerinnen und Betreuer verpflichten sich, gemeinsam mit den Doktorandinnen und Doktoranden einen Zeit- und Arbeitsplan zu erarbeiten sowie sich regelmäßig vierteljährlich, spätestens halbjährlich, ausführlich über den Stand der Arbeit berichten zu lassen. Der Bericht bildet die Grundlage für ein gemeinsames fachliches und persönliches Gespräch zwischen Ihrer Doktorandin/Ihrem Doktoranden und Ihnen als Mentorin/Mentor. Über das Gespräch wird ein Kurzprotokoll verfasst und von beiden Seiten gegengezeichnet. Die gemeinsame Überprüfung kann zu einer Anpassung des Arbeits- und Zeitplanes des Promotionsvorhabens führen.

Für die gelungene Durchführung von Promotionsverfahren sowie für die Erstellung des abschließenden Gutachtens ist die Beachtung aller formalen Anforderungen der jeweiligen Fakultät unbedingt erforderlich.

Neben der Rahmenpromotionsordnung der FAU finden Sie im folgenden die Promotionsordnungen aller Fakultäten sowie entsprechende, informative Links.

Medizinische Fakultät

Naturwissenschaftliche Fakultät

Technische Fakultät

Philosophische Fakultät und Fachbereich Theologie

Rechts- und Wirtschaftswissenschaftliche Fakultät

Für Fragen zu sämtlichen administrativen Abläufen stehen Ihnen natürlich auch gerne die Mitarbeiterinnen der FAU-Promotionsbüros zur Verfügung.

Bei externen Dissertationen hat der Promovierende keine enge Anbindung an Institut und Lehrstuhl, vor allem kein bezahltes Arbeitsverhältnis. Er finanziert sich durch eine Festanstellung in einem Unternehmen.

Die Vergabe dieser Arbeiten wirft jedoch eine Reihe von Rechts-und Verfahrensfragen auf, deren Beantwortung für alle Beteiligten (Studierende, Unternehmen, betreuende Hochschullehrerinnen und Hochschullehrer, FAU) von Bedeutung ist. Sie sind im Merkblatt zur Vergabe und Bearbeitung externer Bachelor- und Masterarbeiten sowie Dissertationen zusammengefasst

Bei Problemen

Da Betreuende und Promovenden eng zusammenarbeiten, kann es zu Schwierigkeiten kommen, die sowohl die sachliche als auch die persönliche Ebene betreffen können. Wenn es dazu kommt, sollten sich beide Seiten darum bemühen, diese Schwierigkeiten möglichst früh anzusprechen und einen emotionsfreien und sachlichen Umgang mit der Situation und miteinander zu bewahren. Gegenseitiges Feedback sollte weiterhin stattfinden können, so dass gemeinsam Lösungswege gefunden werden können.

Für Gespräche stehen Ihnen jederzeit Frau Dr. Elena Zeißler, Referentin des Graduiertenzentrums, sowie die Vorsitzenden der Promotionsorgane der Fakultäten zur Verfügung.

Darüber hinaus können Sie sich auch an folgende Vertrauenspersonen wenden:

Wichtig ist es dabei, dass sich beide Seiten Ratschläge und Hilfe bei unbeteiligten Dritten einholen, da durch den Blick von außen konstruktive Wege aus problematischen Situationen häufig besser gefunden werden können. Gerne können sie Kontakt zur Konfliktberatungsstelle der FAU aufnehmen.

Konfliktberatungsstelle

Simone Stein

Konfliktberatungsstelle FAU

Abteilung P - Personal
Referat P5 - Personalentwicklung und Familienservice

Kommission zur Konfliktlösung an wissenschaftlichen Arbeitsplätzen

Oder Sie melden sich bei der Kommission zur Konfliktlösung an wissenschaftlichen Arbeitsplätzen. In der Kommission fungiert jeder Konfliktbeauftragte als Ansprechpartner für von Konflikten Betroffene. Die Wahl des Konfliktbeauftragten ist den Betroffenen freigestellt.

Manchmal lässt sich eine Beendigung der Betreuung nicht vermeiden, insbesondere dann, wenn sich die Promotionsarbeit in eine thematische Richtung entwickelt, die zu weit vom Themen- und Interessensgebiet der Betreuerin/des Betreuers entfernt ist, oder bei einer Wegberufung der Betreuerin/des Betreuers an einen anderen Hochschulort. Sollte dies der Fall sein, sollten sich beide Seiten darum bemühen, zügig eine für alle Beteiligten akzeptable Lösung zu finden.

Das Graduiertenzentrum der FAU steht Ihnen auch hierfür gerne beratend zur Seite.