Feedbackschleifen

Feedbackschleifen sind organisierte Formen der Rückmeldung von Nutzerinnen und Nutzern an die Prozessentwickler. In der Gestaltungsphase durchlaufen alle Prozesse mehrere Feedbackschleifen, in denen über unterschiedliche (dialogorientierte) Verfahren Rückmeldungen zu den aktuellen Prozessentwürfen eingeholt werden. Die Rückmeldungen sind die Grundlage für die Weiterentwicklung der Prozesse. Die Arbeitsgruppen durchlaufen die Feedbackschleifen unabhängig voneinander nach eigenen Zeitplänen.

Enterprise-Content-Management-System (ECM)

Bei einem ECM-System handelt sich um eine Softwarelösung, in der auf einer eigenen Benutzeroberfläche Verwaltungsprozesse abgebildet, Dokumente abgelegt und bestehende Fachverfahren verbunden werden können. Dabei stellt das System maßgeblich fünf Funktionen zum Umgang mit Daten oder Dokumenten bereit: Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Ausgabe und Aufbewahrung. Das ECM-System ersetzt nicht oder nur in besonderen Ausnahmefällen bestehende Fachverfahren. Diese bieten in der Regel wichtige Funktionen die nicht ersetzt werden können oder sollen. Stattdessen verknüpft das System verschiedene Verfahren und Datenquellen. Dies ermöglicht die teilweise automatisierte digitale Weiterleitung von Verfügungen. Dokumente, die aus einem Fachverfahren stammen, können automatisch zeichnungsberechtigten Personen elektronisch zur Verfügung gestellt und von diesen abgezeichnet werden. Anschließend können die enthaltenen Informationen in ein anderes Fachverfahren eingespielt oder orts- und zeitunabhängig aufbewahrt und entsprechend berechtigten Personen zur Verfügung gestellt werden.

Das ECM-System stellt gewissermaßen eine digitale Brücke dar, die Verbindungen herstellt, Informationen zusammenstellt und bereithält sowie Abläufe digital abwickelt.

Dialogorientierte Verfahren

Dialogorientierte Verfahren sind eine Gruppe von Verfahren zur Informationsgewinnung und Weiterentwicklung, deren vereinendes Merkmal die direkte Interaktion zwischen Wissensträger und Interessenten ist. Im Gegensatz zu Umfragen setzen dialogorientierte Verfahren auf wechselseitige Kommunikation. Sie erlauben somit unmittelbare Nachfragen, Erklärungen und Kontextinformationen. Damit sind sie im Rahmen von Entwicklungsprojekten deutlich besser geeignet. Beispiele dialogorientierter Verfahren, die in MOVE@FAU zum Einsatz kommen, sind Nutzerdialoge oder die Process-Gallery.

Business Process Model and Notation (BPMN)

BPMN ist eine grafische Darstellungsform zur Abbildung von Geschäftsprozessen. Mithilfe klar definierter Symbole und Formen lassen sich Arbeitsabläufe nachvollziehbar und eindeutig als Flussdiagramm nachzeichnen oder entwickeln.

Ausrollung

Ausrollung beschreibt den Übergang vom Test- in den Produktivbetrieb. Nach und nach werden dabei Nutzergruppen in die neu entwickelten und digital abgebildeten Prozesse aufgenommen.