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Produktivbetrieb
Nachdem Prozesse weiterentwickelt und ggf. digital abgebildet wurden, erfolgt eine ausgiebige Testphase in einer separaten Testumgebung unabhängig vom regulären Betrieb. Erst wenn die Testphase zeigt, dass neue Prozesse ausschließlich erwünschte Ergebnisse zeigen und alle Funktionalitäten gewährleistet werden können, wird der neue Prozess in die tägliche Arbeit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter übernommen. Damit wechselt der neue Prozess vom Test- in den Produktivbetrieb.
Process-Gallery
Die Process-Gallery ist ein dialogorientiertes Verfahren, um Rückmeldungen zu aktuellen Prozessentwürfen/-entwicklungen aus allen Ebenen der FAU zu erhalten. Aktuelle Prozessentwürfe werden großformatig gedruckt und stehen nach einer kurzen Vorstellung durch die Arbeitsgruppe allen Interessierten zur Kommentierung auf dem Plakat offen. Process-Galleries sind hochschulöffentlich und sollen einem möglichst breiten Publikum die Gelegenheit für Rückmeldungen geben.
Nutzerinnen und Nutzer
Der Nutzerinnen- und Nutzerbegriff ist im Rahmen von MOVE@FAU möglichst umfassend zu verstehen. Nutzerinnen und Nutzer von Prozessen sind alle Beteiligten eines Prozesses. Insofern sind Nutzerinnen und Nutzer sowohl antragstellende als auch antragbearbeitende Personen. Auch abzeichnende und entscheidende Personen gelten im Rahmen eines Prozesses als Nutzerinnen und Nutzer. Entsprechend sind Nutzerinnen und Nutzer auf allen Ebenen der Universität anzutreffen und einzubinden.
Nutzerdialog
Nutzerdialoge sind ein dialogorientiertes Verfahren, um Rückmeldungen zu aktuellen Prozessentwürfen/-entwicklungen von verschiedenen Prozessbeteiligten aus allen Ebenen der FAU zu erhalten. Sie werden über die Arbeitsgruppen organisiert und durchgeführt. Die Nutzerdialoge dienen vor allem dazu die Perspektiven der Nutzerinnen und Nutzer aus der täglichen Arbeit zu berücksichtigen. Gegenstand der Nutzerdialoge sind folglich insbesondere die Umsetzbarkeit eines Prozessentwurfs unter realen Bedingungen und die Gewinnung relevanter Informationen für die weitere Entwicklung.
Kernprozesse
Die universitäre Verwaltung erfüllt eine kaum zu überblickende Anzahl an Aufgaben und Leistungen. Diese Fülle kann unmöglich gleichzeitig analysiert werden. Daher ist gerade zu Beginn eine Fokussierung auf wesentliche Prozesse notwendig. Kernprozesse sind folglich als die jeweils wichtigsten Prozesse zu verstehen, die beispielsweise die meisten Ressourcen binden oder viele Bereiche der Universität betreffen.
Ist-Prozesse
Ist-Prozesse beschreiben den aktuellen Stand eines Verfahrensablaufs in schematischer Darstellung nach BPMN. Die Formulierung von Ist-Prozessen und deren Analyse ist der Ausgangspunkt jeder Weiterentwicklung. Erkenntnisse aus der Analyse der gegenwärtigen Abläufe sind notwendig, um eine Entscheidung treffen zu können, ob und in welcher Weise Überarbeitungen oder Änderungen nötig sind. Die Darstellung als formal modellierter Ist-Prozess hilft dabei unter allen Beteiligten einen gleichen und transparenten Wissenstand über den aktuellen Ablauf herzustellen.
Feedbackschleifen
Feedbackschleifen sind organisierte Formen der Rückmeldung von Nutzerinnen und Nutzern an die Prozessentwickler. In der Gestaltungsphase durchlaufen alle Prozesse mehrere Feedbackschleifen, in denen über unterschiedliche (dialogorientierte) Verfahren Rückmeldungen zu den aktuellen Prozessentwürfen eingeholt werden. Die Rückmeldungen sind die Grundlage für die Weiterentwicklung der Prozesse. Die Arbeitsgruppen durchlaufen die Feedbackschleifen unabhängig voneinander nach eigenen Zeitplänen.
Enterprise-Content-Management-System (ECM)
Bei einem ECM-System handelt sich um eine Softwarelösung, in der auf einer eigenen Benutzeroberfläche Verwaltungsprozesse abgebildet, Dokumente abgelegt und bestehende Fachverfahren verbunden werden können. Dabei stellt das System maßgeblich fünf Funktionen zum Umgang mit Daten oder Dokumenten bereit: Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Ausgabe und Aufbewahrung. Das ECM-System ersetzt nicht oder nur in besonderen Ausnahmefällen bestehende Fachverfahren. Diese bieten in der Regel wichtige Funktionen die nicht ersetzt werden können oder sollen. Stattdessen verknüpft das System verschiedene Verfahren und Datenquellen. Dies ermöglicht die teilweise automatisierte digitale Weiterleitung von Verfügungen. Dokumente, die aus einem Fachverfahren stammen, können automatisch zeichnungsberechtigten Personen elektronisch zur Verfügung gestellt und von diesen abgezeichnet werden. Anschließend können die enthaltenen Informationen in ein anderes Fachverfahren eingespielt oder orts- und zeitunabhängig aufbewahrt und entsprechend berechtigten Personen zur Verfügung gestellt werden.
Das ECM-System stellt gewissermaßen eine digitale Brücke dar, die Verbindungen herstellt, Informationen zusammenstellt und bereithält sowie Abläufe digital abwickelt.
Dialogorientierte Verfahren
Dialogorientierte Verfahren sind eine Gruppe von Verfahren zur Informationsgewinnung und Weiterentwicklung, deren vereinendes Merkmal die direkte Interaktion zwischen Wissensträger und Interessenten ist. Im Gegensatz zu Umfragen setzen dialogorientierte Verfahren auf wechselseitige Kommunikation. Sie erlauben somit unmittelbare Nachfragen, Erklärungen und Kontextinformationen. Damit sind sie im Rahmen von Entwicklungsprojekten deutlich besser geeignet. Beispiele dialogorientierter Verfahren, die in MOVE@FAU zum Einsatz kommen, sind Nutzerdialoge oder die Process-Gallery.
Business Process Model and Notation (BPMN)
BPMN ist eine grafische Darstellungsform zur Abbildung von Geschäftsprozessen. Mithilfe klar definierter Symbole und Formen lassen sich Arbeitsabläufe nachvollziehbar und eindeutig als Flussdiagramm nachzeichnen oder entwickeln.