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Selbst- und Fremdeinschätzungen
Bei der Selbsteinschätzung handelt es sich um Bewertungen der Ist-Prozesse durch die unmittelbar prozessbeteiligten Nutzerinnen und Nutzer nach zuvor festgelegten Kriterien: Arbeitsumfang, Beteiligung anderer Akteure, Grad der IT-Unterstützung, Einschätzungen zur Zufriedenheit mit der Art und Weise wie die Aufgabe aktuell organisiert ist, Einschätzungen der Funktionalität sowie des Optimierungs- und Digitalisierungspotentials. Fremdeinschätzungen erfolgen nach den gleichen Kriterien aber durch Akteure, die nicht direkt am jeweiligen Prozess beteiligt sind.
Die Selbst- und Fremdeinschätzungen werden in Workshops auf verschiedenen Ebenen des Projekts erarbeitet und bilden die Grundlage zur Formulierung des Themenspeichers.
Prozessentwicklung/-optimierung
Prozessentwicklung oder -optimierung beschreibt die Überarbeitung der Verwaltungsabläufe im Rahmen der Arbeitsgruppen. Nachdem aus dem Themenspeicher heraus Arbeitspakete durch die Steuerungsgruppe festgelegt und Arbeitsgruppen durch die Projektgruppe personell besetzt wurden, werden aus den Ist-Prozessen Soll-Prozesse herausgearbeitet, weiterentwickelt, realisiert und evaluiert. Dabei kommen verschiedene (dialogorientierte) Verfahren zum Einsatz und mehrere Feedbackschleifen werden durchlaufen, so dass am Ende ein Prozess formuliert und angewandt werden kann, der allen Anforderungen der Nutzerinnen und Nutzer gerecht wird.
Prozess-Owner
Prozess-Owner sind die jeweiligen Abteilungen der Universitätsverwaltung, welche die endgültige Verantwortung für den Prozess und dessen Ergebnis tragen. Entsprechend gilt die Zuständigkeit gemäß aktuellem Geschäftsverteilungsplan. Spätestens jedoch bei der Definition der Arbeitspakete ist seitens der Steuerungsgruppe explizit ein Prozess-Owner zu benennen. Die verantwortliche Person in der Arbeitsgruppe sollte aus der Verwaltungseinheit stammen, die gleichzeitig Prozess-Owner ist.
Projektgruppe
Die Projektgruppe setzt sich aus den Fakultätsgeschäftsführungen und den Abteilungsleitungen der Zentralen Universitätsverwaltung zusammen. Sie fungiert als Bindeglied zwischen den Arbeitsgruppen und der Steuerungsgruppe, indem sie beispielsweise den Themenspeicher entwirft und die Arbeitsgruppen besetzt.
Produktivbetrieb
Nachdem Prozesse weiterentwickelt und ggf. digital abgebildet wurden, erfolgt eine ausgiebige Testphase in einer separaten Testumgebung unabhängig vom regulären Betrieb. Erst wenn die Testphase zeigt, dass neue Prozesse ausschließlich erwünschte Ergebnisse zeigen und alle Funktionalitäten gewährleistet werden können, wird der neue Prozess in die tägliche Arbeit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter übernommen. Damit wechselt der neue Prozess vom Test- in den Produktivbetrieb.
Process-Gallery
Die Process-Gallery ist ein dialogorientiertes Verfahren, um Rückmeldungen zu aktuellen Prozessentwürfen/-entwicklungen aus allen Ebenen der FAU zu erhalten. Aktuelle Prozessentwürfe werden großformatig gedruckt und stehen nach einer kurzen Vorstellung durch die Arbeitsgruppe allen Interessierten zur Kommentierung auf dem Plakat offen. Process-Galleries sind hochschulöffentlich und sollen einem möglichst breiten Publikum die Gelegenheit für Rückmeldungen geben.
Nutzerinnen und Nutzer
Der Nutzerinnen- und Nutzerbegriff ist im Rahmen von MOVE@FAU möglichst umfassend zu verstehen. Nutzerinnen und Nutzer von Prozessen sind alle Beteiligten eines Prozesses. Insofern sind Nutzerinnen und Nutzer sowohl antragstellende als auch antragbearbeitende Personen. Auch abzeichnende und entscheidende Personen gelten im Rahmen eines Prozesses als Nutzerinnen und Nutzer. Entsprechend sind Nutzerinnen und Nutzer auf allen Ebenen der Universität anzutreffen und einzubinden.
Nutzerdialog
Nutzerdialoge sind ein dialogorientiertes Verfahren, um Rückmeldungen zu aktuellen Prozessentwürfen/-entwicklungen von verschiedenen Prozessbeteiligten aus allen Ebenen der FAU zu erhalten. Sie werden über die Arbeitsgruppen organisiert und durchgeführt. Die Nutzerdialoge dienen vor allem dazu die Perspektiven der Nutzerinnen und Nutzer aus der täglichen Arbeit zu berücksichtigen. Gegenstand der Nutzerdialoge sind folglich insbesondere die Umsetzbarkeit eines Prozessentwurfs unter realen Bedingungen und die Gewinnung relevanter Informationen für die weitere Entwicklung.
Kernprozesse
Die universitäre Verwaltung erfüllt eine kaum zu überblickende Anzahl an Aufgaben und Leistungen. Diese Fülle kann unmöglich gleichzeitig analysiert werden. Daher ist gerade zu Beginn eine Fokussierung auf wesentliche Prozesse notwendig. Kernprozesse sind folglich als die jeweils wichtigsten Prozesse zu verstehen, die beispielsweise die meisten Ressourcen binden oder viele Bereiche der Universität betreffen.
Ist-Prozesse
Ist-Prozesse beschreiben den aktuellen Stand eines Verfahrensablaufs in schematischer Darstellung nach BPMN. Die Formulierung von Ist-Prozessen und deren Analyse ist der Ausgangspunkt jeder Weiterentwicklung. Erkenntnisse aus der Analyse der gegenwärtigen Abläufe sind notwendig, um eine Entscheidung treffen zu können, ob und in welcher Weise Überarbeitungen oder Änderungen nötig sind. Die Darstellung als formal modellierter Ist-Prozess hilft dabei unter allen Beteiligten einen gleichen und transparenten Wissenstand über den aktuellen Ablauf herzustellen.