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Arbeiten

Die FAU hat eine Plattform für interne und externe Angebote:

Stellenwerk – das Jobportal der Universität Erlangen-Nürnberg bietet täglich neue Angebote für Einstiegspositionen, Nebenjobs, Praktika, Minijobs, Werkstudentinnen und -studenten, Traineeprogramme und Abschlussarbeiten für Studierende und Absolventen/-innen.

Arbeitsgruppe

Arbeitsgruppen werden themen- oder prozessspezifisch durch die Steuerungsgruppe eingesetzt. Die personelle Besetzung erfolgt durch die Projektgruppe. Die Arbeitsgruppen bearbeiten zuvor definierte Themen oder Prozesse von der Entwicklung über die Realisierung bis zur Evaluation. In jeder Arbeitsgruppe ist eine verantwortliche Person zu benennen.

Steuerungsgruppe

Die Steuerungsgruppe trifft alle wesentlichen und strategischen Entscheidungen des Projekts, wie z.B. die Festlegung des Themenspeichers oder die Einrichtung von Arbeitspaketen. Ebenso werden keine Soll-Prozesse zur Realisierung freigegeben, die nicht von der Steuerungsgruppe bestätigt wurden. Daher ist die Repräsentation aller Stakeholder im Rahmen der Steuerungsgruppe von großer Bedeutung.

Stakeholder

Stakeholder sind Personen oder Gruppen, die ein großes, berechtigtes Interesse an den im Projekt bearbeiteten Prozessen und erzielten Ergebnissen haben, ohne dabei notwendigerweise selbst direkt betroffen oder beteiligt zu sein. Insofern handelt es sich um Personen, die gegebenenfalls im Rahmen der Nutzerdialoge oder Arbeitsgruppen nicht repräsentiert wären. Diese fehlende Repräsentation auf der Arbeitsebene wird durch die Steuerungsgruppe kompensiert.

Soll-Prozesse

Die Soll-Prozesse sind das Ziel der Prozessentwicklung. Ausgehend von den bestehenden Ist-Prozessen werden mittels verschiedener Verfahren der Prozessentwicklung überarbeitete Prozesse abgeleitet. Sie stellen eine formale Beschreibung eines künftig zu realisierenden Verwaltungsvorgangs dar.

Wie weit die Soll-Prozesse von den Ist-Prozessen abweichen, stellt sich im Laufe der Arbeitspakete heraus. Dort wo nach Einschätzung aller Beteiligten gut funktionierende Prozesse eingesetzt werden, besteht die Entwicklung nur aus der formalen Beschreibung und ggf. einer anschließenden technischen Unterstützung. Möglich ist aber ebenso, dass Prozesse vollständig neu gedacht und entwickelt werden müssen, da sich aktuelle Prozesse nach Meinung aller Beteiligten als nicht funktional erweisen.

Anhand der Soll-Prozesse erfolgt – soweit möglich – die digitale Abbildung und die Realisierung neuer Verwaltungsvorgänge.

Selbstreflexion/Selbstanalyse

Die grundsätzliche Ausrichtung des Projekts bedingt eine Erstellung der inhaltlichen Prozessbeschreibungen an jeweils verantwortlichen Stelle. Die Selbstreflexion oder Selbstanalyse ist somit ein initialer Auftrag an alle Verwaltungseinheiten der Universität. Dabei sollen Kernprozesse der täglichen Arbeit identifiziert und soweit möglich in formalen Ist-Prozessen nach BPMN modelliert werden. Hierzu werden grundlegende Schulungen angeboten und die Projektleitung unterstützt bei der Entwicklung der Prozessmodelle.

Selbst- und Fremdeinschätzungen

Bei der Selbsteinschätzung handelt es sich um Bewertungen der Ist-Prozesse durch die unmittelbar prozessbeteiligten Nutzerinnen und Nutzer nach zuvor festgelegten Kriterien: Arbeitsumfang, Beteiligung anderer Akteure, Grad der IT-Unterstützung, Einschätzungen zur Zufriedenheit mit der Art und Weise wie die Aufgabe aktuell organisiert ist, Einschätzungen der Funktionalität sowie des Optimierungs- und Digitalisierungspotentials. Fremdeinschätzungen erfolgen nach den gleichen Kriterien aber durch Akteure, die nicht direkt am jeweiligen Prozess beteiligt sind.

Die Selbst- und Fremdeinschätzungen werden in Workshops auf verschiedenen Ebenen des Projekts erarbeitet und bilden die Grundlage zur Formulierung des Themenspeichers.

Prozessentwicklung/-optimierung

Prozessentwicklung oder -optimierung beschreibt die Überarbeitung der Verwaltungsabläufe im Rahmen der Arbeitsgruppen. Nachdem aus dem Themenspeicher heraus Arbeitspakete durch die Steuerungsgruppe festgelegt und Arbeitsgruppen durch die Projektgruppe personell besetzt wurden, werden aus den Ist-Prozessen Soll-Prozesse herausgearbeitet, weiterentwickelt, realisiert und evaluiert. Dabei kommen verschiedene (dialogorientierte) Verfahren zum Einsatz und mehrere Feedbackschleifen werden durchlaufen, so dass am Ende ein Prozess formuliert und angewandt werden kann, der allen Anforderungen der Nutzerinnen und Nutzer gerecht wird.

Prozess-Owner

Prozess-Owner sind die jeweiligen Abteilungen der Universitätsverwaltung, welche die endgültige Verantwortung für den Prozess und dessen Ergebnis tragen. Entsprechend gilt die Zuständigkeit gemäß aktuellem Geschäftsverteilungsplan. Spätestens jedoch bei der Definition der Arbeitspakete ist seitens der Steuerungsgruppe explizit ein Prozess-Owner zu benennen. Die verantwortliche Person in der Arbeitsgruppe sollte aus der Verwaltungseinheit stammen, die gleichzeitig Prozess-Owner ist.

Projektgruppe

Die Projektgruppe setzt sich aus den Fakultätsgeschäftsführungen und den Abteilungsleitungen der Zentralen Universitätsverwaltung zusammen. Sie fungiert als Bindeglied zwischen den Arbeitsgruppen und der Steuerungsgruppe, indem sie beispielsweise den Themenspeicher entwirft und die Arbeitsgruppen besetzt.