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Enterprise-Content-Management-System (ECM)

Bei einem ECM-System handelt sich um eine Softwarelösung, in der auf einer eigenen Benutzeroberfläche Verwaltungsprozesse abgebildet, Dokumente abgelegt und bestehende Fachverfahren verbunden werden können. Dabei stellt das System maßgeblich fünf Funktionen zum Umgang mit Daten oder Dokumenten bereit: Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Ausgabe und Aufbewahrung. Das ECM-System ersetzt nicht oder nur in besonderen Ausnahmefällen bestehende Fachverfahren. Diese bieten in der Regel wichtige Funktionen die nicht ersetzt werden können oder sollen. Stattdessen verknüpft das System verschiedene Verfahren und Datenquellen. Dies ermöglicht die teilweise automatisierte digitale Weiterleitung von Verfügungen. Dokumente, die aus einem Fachverfahren stammen, können automatisch zeichnungsberechtigten Personen elektronisch zur Verfügung gestellt und von diesen abgezeichnet werden. Anschließend können die enthaltenen Informationen in ein anderes Fachverfahren eingespielt oder orts- und zeitunabhängig aufbewahrt und entsprechend berechtigten Personen zur Verfügung gestellt werden.

Das ECM-System stellt gewissermaßen eine digitale Brücke dar, die Verbindungen herstellt, Informationen zusammenstellt und bereithält sowie Abläufe digital abwickelt.