Mitteilungsverordnung

Die Mitteilungsverordnung wurde von der Bundesregierung aufgrund der Ermächtigung in §93a Absatz 1 der Abgabenordnung (AO) am 7. September 1993 erlassen und in der Zwischenzeit mehrfach geändert.

Die Mitteilungsverordnung regelt die Übermittlung von Mitteilungen von Behörden und anderen öffentlichen Stellen an die Finanzbehörden. Sie enthält genaue Anweisungen für die mitteilungspflichtigen Stellen, was zu welchem Zeitpunkt und in welchem Umfang welchem Finanzamt beziehungsweise der Finanzverwaltung mitzuteilen ist.

Zu den Behörden im Sinne der Mitteilungsverordnung gehören alle öffentlichen Stellen, die Aufgaben der öffentlichen Verwaltung wahrnehmen (§ 6 Absatz 1 AO). Damit sind Hochschulen unmittelbar betroffen.

Die Mitteilungspflicht erstreckt sich grundsätzlich auf alle Zahlungen von Behörden an Dritte, bei denen die Gefahr der unvollständigen Erfassung zu steuerlichen Zwecken als hoch einzuschätzen ist.

Dies betrifft folgende Zahlungen:

• Zahlungen an Zahlungsempfänger, die nicht im Rahmen einer land- und forstwirtschaftlichen, gewerblichen oder freiberuflichen Haupttätigkeit gehandelt haben (§ 2 Absatz 1 Satz 1 1. Alternative MV).
  Dadurch werden vor allem Zahlungen erfasst, die an Nichtunternehmer und an Unternehmer, die nicht im Rahmen ihres Unternehmens handeln, geleistet werden. Betroffen sind insbesondere Zahlungen an Arbeitnehmer im Sinne des § 1 der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung, die diesen nicht für eine Leistung im Rahmen ihrer Arbeitnehmertätigkeit (für die mitteilungspflichtige Behörde) zufließen, Mietzahlungen für Gebäude und Grundstücke an Privatpersonen und Zahlungen für ehrenamtliche und nebenberufliche Tätigkeiten. Damit wird dem Umstand Rechnung getragen, dass die steuerliche Erfassung von Zahlungen im nichtunternehmerischen Bereich nicht in dem Maße abgesichert ist, wie dies im unternehmerischen Bereich – insbesondere aufgrund der Kontrollmöglichkeiten im Rahmen von Außenprüfungen – möglich ist.
  Unerheblich ist, in welcher Weise die Zahlungen geleistet werden. Daher sind auch Zahlungen mitzuteilen, die durch Überweisung auf das Konto des Zahlungsempfängers geleistet werden.
• Zahlungen, die nicht auf das Geschäftskonto des Zahlungsempfängers erfolgen (§ 2 Absatz 1 Satz 1 2. Alternative MV).
  Das umfasst insbesondere Bar- und Scheckzahlungen aber auch Sachleistungen, wie Gutscheine.

• Alle Reisekostenerstattungen von FAU-Beschäftigten mit einem Gehaltskonto (VIVA), die über das Referat P6 eingereicht werden.
  Hinweis: Weitere Reisekostenerstattungen an Nicht-Beschäftigte des Freistaats Bayern fallen nicht unter die Ausnahme, vgl. Unterpunkt „Wie werden Daten zur Mitteilungsverordnung an der FAU erfasst?„
• Reine Auslagenerstattungen bzw. Aufwandsentschädigungen, d. h. direkte Kostenerstattungen auf Grundlage von Belegen, soweit es sich nicht um Reisekosten handelt.

Die Mitteilung an die Finanzverwaltung hat grundsätzlich die in § 93c Absatz 1 Nummer 2 AO genannten Daten zu enthalten (insbes. Angaben zur mitteilungspflichtigen Stelle sowie Angaben zur Identifizierung des Betroffenen).

Zu erfassen sind folgende Daten:

• Name, Vorname
• Meldeanschrift mit Straße, Postleitzahl und Ort
• Neu: Geburtsdatum
• Neu: Steueridentifikationsnummer (11-stellige Steuer-ID)

Auszahlungen können nur noch erfolgen, wenn für Betroffene diese Daten vollständig zur Verfügung stehen.

Sollten Sie noch keine Steueridentifikationsnummer haben, so können Sie diese beim Bundeszentralamt für Steuern beantragen und der Universität mitteilen.

Daten werden grundsätzlich nur erfasst und weiterverarbeitet, wenn eine Zahlung unter die Mitteilungsverordnung fällt. Die Zahlung wird dazu gekennzeichnet. (Derzeit ist in FSV im Feld Sonstige Anordnung der Wert 150 oder 151 einzutragen. Siehe dazu die Anleitung von Referat H4 für die Benutzung von FSV.)

Die Daten müssen zwingend im Rahmen der Zahlbarmachung von Forderungen an das Landesamt für Finanzen über das Verfahren IHV zusammen mit den Informationen übermittelt werden, die zur ordnungsgemäßen Abwicklung des Zahlungsverkehrs notwendig sind. Es ist in Bayern im Rahmen der Verwaltungsvereinfachung ausschließlich die elektronische Verarbeitung zulässig.

Deshalb werden die Daten im Rahmen von Auszahlungen oder Erstattungen von Auszahlungen benötigt und dazu ab sofort auf aktuellen Formularen erfasst, die Auszahlungen begründen.

Dies sind insbesondere:

• Vergütungen für Gastvorträge
• Vergütungen für Werk- und Honorarverträge
• Stipendien und Preisgelder einschließlich aller Zuschüsse und Zuschläge
• sonstige Honorare und Dienstleistungen jeder Art, z. B. Probandenvergütungen für die Teilnahme an Studien oder Vergütungen für gutachterliche Tätigkeiten.
• Reisekostenerstattungen für Nicht-Beschäftigte des Freistaats Bayern

Die Vorschriften betreffen sowohl Zahlungen an inländische als auch an ausländische Zahlungsempfänger. Diese werden jeweils über den Inhalt der Mitteilungen an das Finanzamt unterrichtet.

Da die vorgenannten mitteilungspflichtigen Sachverhalte auch schon im Haushaltsjahr 2024 betroffen sind, ist es notwendig, das bisherige Verfahren der Datenerfassung, -verarbeitung und -weitergabe an der Universität grundsätzlich ab dem 1. Januar 2024 neu aufzustellen. Ab dem 1. Januar 2025 sind Mitteilungen nach amtlich vorgeschriebenen Datensatz ausschließlich in digitaler Form zu übermitteln.

Die Daten werden in Form von Zahlungspartner-Informationen in HIS FSV gespeichert und für Auszahlungen und ggf. Rückerstattungen herangezogen. Je nach Quelle der Zahlungspartner-Informationen werden die Daten automatisch aus der Zahlungspartnerliste wieder entfernt oder gesperrt.

Dabei gibt es ab Anfang 2024 folgende Wege:

1. Eine Erfassung im IdM über den Self-Service führt zur Anlage und Pflege eines Zahlungspartners in HIS-FSV. Diese Möglichkeit haben alle Mitglieder der FAU. Der Zahlungspartner kann dann in FSV über die IdM-Kennung im Feld „Matchcode“ des Zahlungspartners gefunden und verwendet werden.
   Die Daten werden aus der Zahlungspartnerliste entfernt, wenn die IdM-Kennung abläuft oder die Erfassung im IdM von der betroffenen Person rückgängig gemacht wird.
2. Eine Erfassung über den Zahlungspartnerworkflow der FAU. Dieser Weg ist für externe Personen vorgesehen. Die Daten können von jeder Person der Gruppe Mitarbeiter der FAU im IdM mit gültiger aktiver IdM-Kennung über den Zahlungspartnerworkflow auch im Auftrag von Dritten erfasst werden. In HIS-FSV wird der Zahlungspartner dann über die Zahlungspartnernummer angesprochen, die am Ende des Workflows der Person mitgeteilt wird, die den Workflow gestartet hat.
   Die Daten werden aus der Zahlungspartnerliste entfernt, wenn der Zahlungspartner zwei vollständige Haushaltsjahre nicht mehr bei einer Buchung verwendet wurde.
   Falls der Zahlungspartner bei der Inventarisierung als Hersteller oder Lieferant eines Gerätes verwendet wurde, werden nach zwei Jahren nur die Bankverbindung, die Steueridentifikationsnummer und das Geburtsdatum gelöscht.
3. Eine Erfassung auf einem Papierformular. Die Verarbeitung erfolgt im Rahmen des jeweiligen Verfahrens.
   Die Daten werden in FSV nicht gesondert als Zahlungspartner gespeichert.
4. Pro Einrichtung eine Erfassung und Nutzung in HIS-FSV in Form eines Einmalzahlungspartners direkt bei der Buchung. In diesem Fall obliegt die Anmeldung des Verfahrens dem für die jeweilige nutzende Einrichtung zuständigen dezentralen Datenschutzkoordinator. Dieses Verfahren wird nur in der Übergangszeit unterstützt und in Zukunft eingestellt werden!

In den Finanztransaktionsdaten werden bei den Zahlungen die Steueridentifikationsnummer und das Geburtsdatum nach zwei abgeschlossenen Haushaltsjahren entfernt. Die Finanzdaten selber werden für zehn abgeschlossene Haushaltsjahre aufbewahrt und im Anschluss anonymisiert.

Die Daten werden ausschließlich über die Schnittstelle HIS-FSV <-> IHV an das Landesamt für Finanzen (LfF) weitergeleitet.

Es besteht eine Auftragsdatenvereinbarung mit dem LfF u.a. zu diesem Zweck.

Die Daten werden vom Landesamt für Finanzen spätestens bis Ende März des Folgejahres gesammelt an die KONSENS-Schnittstelle weitergeleitet (siehe Schnittstelle zum KONSENS-Mitteilungsverfahren).

Im Rahmen der Mitteilungsverordnung besteht eine Informationspflicht der Betroffenen. Diese wird vom Landesamt für Finanzen zentral für alle Dienststellen des Freistaats Bayern über den Postweg an die übermittelte Meldeanschrift erfüllt.

Die steuerliche Identifikationsnummer hat jede in Deutschland geborene oder gemeldete Person als Brief vom Bundeszentralamt für Steuern erhalten. Über deren Webseite kann man eine erneute Mitteilung beantragen.

FAU-Beschäftigte finden ihre Nummer auch in jeder Gehaltsabrechnung oben rechts.

Für nicht in Deutschland gemeldete Personen muss vor der Auszahlung, die unter die Mitteilungsverordnung fällt, eine steuerliche Identifikationsnummer erteilt worden sein.

• Variante 1: Betroffene Person, an die Auszahlung erfolgen soll, wird persönlich mit Ausweis beim Finanzamt Erlangen vorstellig.
• Variante 2: Einrichtung der FAU beantragt rechtzeitig vor der Buchung der Auszahlung bzw. vor Beantragung einer Reise, deren Kosten über die FAU erstattet werden sollen, beim Finanzamt Erlangen eine steuerliche Identifikationsnummer

Identifikationsnummer beantragen:

1. Öffnen der Seite https://www.formulare-bfinv.de/ffw/
2. Im Suchfeld oben rechts die Nummer des Formulars eingeben: 010250
3. Das geöffnete Formular ausfüllen, als PDF speichern und ggf. ausdrucken.
4. Kopie des Passes/Ausweises der Person anfertigen
5. Ausgefüllten Antrag und Kopie des Ausweises an Finanzamt Erlangen (gilt für die gesamte FAU unabhängig vom Standort) senden –
   am besten über die elektronische Kontaktmöglichkeit oder per Post Finanzamt Erlangen, Schubertstraße 10, 91052 Erlangen

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an das Finanzamt Erlangen: poststelle.fa-er@finanzamt.bayern.de.
Ansprechpartnerin ist Frau Riegner, Tel. 09131-121-182.

Bei der Auszahlung an eine Person sind zwingend die selben Daten zu verwenden, die im Formular an das Finanzamt angegeben wurden. Das betrifft Name, Vorname, Geburtsdatum und Anschrift im Ausland sowie die steuerliche Identifikationsnummer.

Es gibt derzeit keine Ausnahmen von dieser Regel, auch nicht für Kleinbeträge oder für Barauszahlungen, die grundsätzlich zu vermeiden sind.