Digital leichter: Das webbasierte Berufungsportal der FAU

Engagiert und sympathisch: Anja Damli ist seit knapp fünf Jahren Projektleiterin für das webbasierte Berufungsportal der FAU, welches in einer neuen Version online ging und das Verfahren deutlich leichter macht.

Das Online-Berufungsportal bildet den kompletten und äußerst umfangreichen Berufungsprozess für Professorinnen und Professoren an der FAU ab: Vom Anstoßen des Verfahrens über das Einsetzen des Berufungsausschusses bis hin zur Verhandlung und dem Dienstantritt der neuen Stelleninhaberin oder des neuen Stelleninhabers. „Ich kann mir gar nicht vorstellen, wie mühsam das vorher lief“, sagt Projektleiterin Anja Damli. Und wahrscheinlich ist das besser so. Denn sonst hätte die Diplom-Sozialwirtin im September 2017 das Projekt vielleicht gar nicht übernommen.

Profil der FAU schärfen

Um eine Professur neu zu besetzen, gilt es, einem streng reglementierten Prozess zu folgen; nur die oder der am besten für den Posten Geeignetste soll den Ruf erhalten. Das nimmt ziemlich viel Zeit in Anspruch. In der Regel muss eine Fakultät dafür schon zwei Jahre bevor eine Stelle frei wird, mit der Universitätsleitung sprechen. „Die Besetzung von Professuren ist das zentrale Instrument, mit dem die FAU ihr Profil schärfen und Schwerpunkte setzen kann“, heißt es im Berufungsleitfaden der Universität. „Neuberufene Professorinnen und Professoren bestimmen und gestalten die Zukunft der FAU ganz wesentlich.“

Natürlich sollen neue Professor/innen von Anfang an einen guten Eindruck von der FAU bekommen. Deshalb sind exzellente und zügige Berufungsverfahren wichtig. Das Referat S-BERUFUNGEN erhielt den Auftrag, alle Prozessabläufe zu optimieren und ein Online-Tool zu entwickeln. Eine erste Version unter Beteiligung aller Fakultäten ging im Mai 2017 als Pilotprojekt online. „Der Ursprung ist allerdings noch viel früher“, erzählt Damli. „Die Medizinische Fakultät wagte sich schon im Jahr 2013 an erste eigene Entwicklungen.“

Anja Damli selbst kam im September 2017 hinzu. Das Pilotprojekt war zu diesem Zeitpunkt seit vier Monaten online, bildete aber nur Teilprozesse der komplexen Berufungsverfahren ab. „Eigentlich hatte jede Fakultät ihre eigene Insellösung“, erinnert sie sich. „Überall gab es unterschiedliche Rollen und Rechte und das machte den Service und Support sowie das Testen von neuen Features äußerst zeitaufwändig“. Gute Nerven waren gefragt, und die hat Damli. Zwei Jahre lang analysierte sie das System, listete Probleme und Schwachstellen auf und suchte das Gespräch mit den Administrator/innen der Fakultäten und mit der Erlanger Softwarefirma LA2, die das Portal entwickelt hat.

Meilenstein der Digitalisierung

„Unser Ziel war immer eine fakultätsübergreifende Vereinheitlichung des Berufungsprozesses und eine moderne Usability“, sagt Damli. Beides ist ihr und ihren Mitstreiter/innen gelungen. Seit Januar 2022 ist das Berufungsportal nun online. Aktuell ist es das umfangreichste und modernste Tool für Berufungen in ganz Deutschland. An der FAU können alle Nutzer/innen – ganz gleich ob interne Mitarbeiter/in der Fakultät oder externes Mitglied des Berufungsausschusses – immer und überall auf das Portal zugreifen, wichtige Informationen abrufen und auch hochladen. „Seit 2017 haben wir so schon fast 400 Verfahren erfolgreich, effizient und rechtssicher digital abgewickelt“, zieht Damli Bilanz. Was für ein Erfolg.

Weitere Informationen zum digitalen Berufungsportal der FAU

von Elke Zapf

In der aktuellen Ausgabe finden Sie Artikel zu Renditeverlusten an der Strombörse bei erneuerbaren Energien und wieso dies so ist, zu künstlichem Gewebe aus Spinnenseide, zur Theaterkultur im 17. Jahrhundert, zum dritten Bildungsweg, zur Hochschulhackinggruppe FAUST und den Squirrels, einer eSport-Gruppe, sowie Interviews mit dem neuen Vizepräsident People Prof. Andreas Hirsch und dem neuen FAU-Botschafter Günther Weiss.