Wie die UB die Corona-Krise meistert

Von Langeweile keine Spur: die Universitätsbibliothek in Corona-Zeiten

Die Corona-Pandemie ist für die FAU ein riesiges Experiment. Wie gelang die Umstellung auf Online-Services in so kurzer Zeit? Wie können Dienstleistungen vor Ort weiter angeboten werden, ohne eine Ansteckung zu riskieren? Wie schaffen das die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die sich zuhause auch noch ums „Home Schooling“ kümmern müssen? Christoph Ackermann arbeitet in der Hauptbibliothek in Erlangen und hat seine Erlebnisse der letzten Woche für uns aufgeschrieben.

Bibliothekar Christoph Ackermann erzählt, wie er die letzten Wochen während der Corona-Pandemie erlebt hat

Seit dreißig Jahren arbeite ich nun schon in der Universitätsbibliothek (mit Unterbrechungen). Dreißig Jahre, in denen viel passiert ist: Zum analogen Geschäft kamen eine ganze Reihe von digitalen Dienstleistungen dazu. Die aktuelle Krise hat diese Entwicklung nun extrem beschleunigt. Entscheidungen und neue Geschäftsgänge, die sonst monatelang vorbereitet werden können, mussten in Tagesfrist umgesetzt werden. Dazu wurde die Zusammenarbeit zwischen den vielen, vielen Bibliotheksteilen in Erlangen und Nürnberg immer enger. In kurzem Abständen tagten der „UB-Krisenstab“ und verschiedene Arbeitsgruppen in DFNconf, Jitsi, Teams, Zoom, Skype und so weiter (wir haben sie alle durch). Die Bibliothek organisiert sich nun gefühlt wöchentlich neu: ständig neue Dienstpläne, neue Services, neue Regeln – mir ist schon ganz schwindlig und verbunden mit privaten Herausforderungen wie „Home Schooling“ bin ich echt urlaubsreif. Aber der Reihe nach:

Anfang März beginnt sich die UB auf eine mögliche längere Schließung vorzubereiten. Welche Teile der IT-Systeme können weiterlaufen, welche müssen gestoppt werden? Was müssen Buchhändler und Bibliotheksnutzende erfahren? Wie kann das Personal von zuhause auf Daten und Dienste zugreifen? Wer kümmert sich um die leerstehenden Häuser?

Am Freitag, den 13ten März geht dann alles ganz schnell. Das Staatsministerium für Wissenschaft und Kunst hat entschieden, dass alle Hochschulbibliotheken am nächsten Tag zu schließen sind. Rucksackweise werden Bücher aus der Hauptbibliothek getragen, so wie das Klopapier aus den Supermärkten – Quarantäne-Vorräte für die Zeit bis „zunächst einschließlich 19.4.2020“. Um Mitternacht schließt das Personal erschöpft das Haus.

Dann galt es vom Home-Office aus die Bibliothek zu organisieren. An erster Stelle stand die Online-Auskunft, hunderte von Anfragen prasselten über die UB hernieder (bis Ende März waren es 545). Benötigte Einzel-Medien wurden, wo möglich, sehr kurzfristig als elektronische Ausgaben im campusweiten Zugriff (und von zuhause per VPN) gekauft. Zusätzlich hat die Bibliothek eine Reihe von Medien-Paketen verschiedener Wissenschaftsverlage lizenziert – allein eine sechsstellige Anzahl von E-Books – und hat über kostenlose Freischaltungen der Verlage informiert. Parallel wurden Videoclips und E-Tutorials zur Informations- und Medienkompetenz entwickelt.

In einer anderen Arbeitsgruppe haben wir einen besonderen Lieferdienst für alle FAU-Dozentinnen und -Dozenten entwickelt: Wer in Online-Kursen begleitende Literatur bereitstellen will, erhält einen Link zum lizenzierten Online-Buch oder die nötigen Scans in Form einer pdf-Datei. „Corona sei Dank“ muss man schon fast sagen, wenn man an die Fernleihe denkt. Obwohl das Urheberrecht eine elektronische Auslieferung von bestellten Aufsätzen an die Bibliotheksnutzenden schon lange vorsieht, mussten wir bisher immer noch schwerfälliges Papier produzieren: das ist teuer, langsam und umständlich. Durch eine kurzfristig erreichte Einigung zwischen der Kultusministerkonferenz (KMK) und der Verwertungsgesellschaft Wort (VG Wort) wurde nun ermöglicht, dass Bibliotheken bis Ende Mai 2020 im Rahmen der Fernleihe Dokumente in elektronischer Form an die Endnutzerinnen und Endnutzer übermitteln können.

Von vorne herein wurden aber auch die nötigen Schritte für eine mögliche Wiedereröffnung der Bibliothek geplant. „Abstandsregeln“ und „kontaktlose Ausleihe“ waren die Stichworte. So haben wir zum Beispiel die Wegeführung durch die Hauptbibliothek als eine Einbahnstraße à la IKEA umgestaltet, die bestellten Bücher in Selbstabholungsregalen aufgestellt und in kürzester Zeit Ausleihautomaten konfiguriert und installiert.

Pünktlich zum 20.4.2020 konnte die Ausleihe in der Hauptbibliothek und den drei großen Zweigbibliotheken (TNZB, WSZB, EZB) wieder starten. Tausende von Bestellungen trafen zum Öffnungstag ein, ein Büchermeer überschwemmte den zum Backoffice gewordenen Lesesaal 1 der Hauptbibliothek – so etwas habe ich in meinen paar Berufsjährchen noch nicht gesehen.  Da war es für mich erstmal vorbei mit Video-Konferenzen, Organisation und Home-Office. Alle verfügbaren Personen – viele waren ja noch zuhause – mussten zum Bücher-Schlichten abgezogen werden.

Dann waren die Teilbibliotheken in der Erlanger Innenstadt an der Reihe. Die Idee: Über eine Anlaufstelle in der Bismarckstraße und eine Anlaufstelle in der Kochstraße sollten Ausleihe und Rückgaben für die umliegenden Bibliotheken abgewickelt werden. Diesen Kniff mussten wir unserem Bibliotheks-IT-System beibringen. Gesagt, getan: In der „Teilbibliothek Pädagogik, Philosophie und Psychologie“ sowie der „Teilbibliothek Politische Wissenschaft“ wurden Ausgabestellen eingerichtet, die Bestellung der Teilbibliotheks-Bücher erfolgt über den Online-Katalog der Universitätsbibliothek. Die Titel in der „Teilbibliothek Kunstgeschichte“ können in die Hauptbibliothek bestellt werden – alles auch logistische Herausforderungen. Apropos Logistik: Seit dem 13. Mai fahren die Bücherautos der deutschen Bibliotheken wieder zwischen den großen Standorten hin- und her: die Fernleihe von gedruckten Medien ist wieder gestartet.

Und schon stehen die Studierenden und Forschenden in den Startlöchern und löchern die Online-Auskunft, wann denn endlich die Lesesäle wieder öffnen. Wie soll man ohne den umfassenden Präsenzbestand eine juristische Seminararbeit schreiben? Wann darf man endlich historische Medien wieder nutzen? Und auch das Lernen auf die Prüfungen ist für viele Studierende ohne Bibliothek einfach undenkbar. Nun wird es für uns mit den Hygienekonzepten schon kniffliger. Zumal bei entsprechenden Sitzplatz-Abständen das Platzangebot viel zu gering ist und infektionsträchtige Warteschlangen auf engem Raum vermieden werden müssen. Lösen wollen wir das Problem mit einem Online-Platzreservierungssystem – wie im Theater. Wenn das Haus voll ist, ist die Anreise zwecklos und man muss eben eine andere Vorstellung buchen – sprich: am nächsten Tag kommen. Wann das Ganze fertig sein wird? Natürlich vorgestern! Corona macht‘s möglich!

Alle Informationen zur Ausleihe, Öffnungszeiten und weiteren Bibliotheks-Dienstleistungen finden Sie auf der UB-Webseite.