Ich plane eine Exkursion – was muss ich beachten?

Leitfaden: Exkursionen planen, durchführen, abrechnen

Für alle, die an der FAU Exkursionen und Studienfahrten organisieren, gibt es seit kurzem einen Leitfaden und Information zur Planung, Durchführung und Abrechnung, der alle wichtigen Infos an einer Stelle bündelt. Katharina Schrüfer vom Sachgebiet Innenrevision erklärt die Neuerungen:

Planen, durchführen, abrechnen

Die Exkursionsformblätter sollen in erster Linie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erreichen, die eine Exkursion organisieren und durchführen. Das können wissenschaftliche Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter aber auch Professorinnen und Professoren sein. Bei der Abrechnung von Exkursionen ist in den meisten Fällen auch das Sekretariat involviert, dort werden die dazugehörigen Buchungen veranlasst.

Was jetzt neu ist

Das Thema Exkursion ist in der Planung und Durchführung recht komplex, immer wieder kommen Fragen zu Dienstreisegenehmigungen, Tagegeld, Eigenbeteiligungen oder Vorschüssen auf.  Aber bisher gab es keinen Ort, an dem sich die Einrichtungen informieren konnten und keine einheitliche Vorgehensweise. Hier wollen wir mit dem Leitfaden Abhilfe schaffen. Die zusammengestellten Informationen sollen auch helfen, das jeweils zuständige Referat zu identifizieren: Das Referat P6 ist beispielsweise der richtige Ansprechpartner, wenn es um die Auszahlung von Tagegeld oder Dienstreisegenehmigungen geht, Referat H4 ist für die Abrechnung oder Vorschussauszahlung zuständig und Referat H1 kümmert sich um die Genehmigung von Geldannahmestellen.

Was muss ich beachten?

Im Leitfaden steht, was alles zu beachten ist – zum Beispiel, dass für die Exkursionsleiterin oder den Exkursionsleiter ein Dienstreiseantrag gestellt werden muss, wenn sie oder er an der FAU arbeitet. Auch zur Wahl des Transports, oder zur Vereinnahmung von Eigenbeteiligungen (wenn Studierende einen Beitrag selbst übernehmen müssen) finden sich hier Infos.

Für das Sekretariat haben wir ein Formular vorbereitet, bei dem alle Einnahmen und Ausgaben aufgelistet werden können. Dieses einheitliche Formblatt erleichtert dann wiederum die Arbeit, die die Finanzbuchhaltung, also das Referat H4, durchführt. Im besten Fall wird der Abrechnungsprozess damit ein Stück schneller, weil er standardisiert ist.

Wir hoffen, dass die Kolleginnen und Kollegen jetzt schneller alle wichtigen Informationen finden und keine Zeit verschwenden müssen, darüber nachzudenken, ob sie alles Nötige getan, alle Bedingungen erfüllt und alle Richtlinien und Gesetze beachtet haben. Und natürlich auch, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die zum ersten Mal eine Exkursion durchführen oder abrechnen, sofort alle wichtigen Infos abrufen können und wissen, wer Ihnen in der Verwaltung helfen kann, wenn es noch Unklarheiten gibt.

Fragen oder Feedback?

Die Formblätter und der Leitfaden sind in Abstimmung mit den Fakultäten und einigen Exkursionsprofis aus der Geologie und Geographie, sowie der Finanzbuchhaltung und dem Referat P6 entstanden. Wir haben versucht alle Möglichkeiten von Exkursionsreisen abzudecken, auch wenn es bestimmt die eine oder andere Variante gibt, die nicht zu hundert Prozent auf dem Abrechnungsblatt abzubilden ist. Wer Verbesserungs- und Änderungsbedarf sieht, kann sich gern bei uns melden.

Kontakt:

Katharina Schrüfer
Sachgebiet Innenrevision
Tel.: 0174/4815960
katharina.schruefer@fau.de