MOVE@FAU – ein Projekt mit vielen Vorteilen

So will Kanzler Christian Zens die Verwaltung modernisieren

MOVE@FAU steht für die Modernisierung der Verwaltung und ist ein Organisationsentwicklungsprojekt, das die Arbeit der zentralen Universitätsverwaltung verbessern soll. Wie das genau aussieht und was das für die Beschäftigten der FAU heißt, erzählt FAU-Kanzler Christian Zens.

Wie funktioniert das Projekt?

MOVE@FAU besteht aus verschiedenen Phasen. Wir befinden uns momentan in der ersten, der Analysephase. In dieser dokumentieren die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Arbeitsprozesse und beschreiben somit den derzeitigen Ist-Zustand. Damit die verschiedenen Arbeitsprozesse auch nach einem einheitlichen Muster beschrieben und visualisiert werden können, hat jede Abteilung ihren eigenen Process-Owner, einen im Rahmen des Projekts geschulten Mitarbeiter.

Und was bedeutet das für die Beschäftigten konkret?

Es geht darum, die Zuständigkeiten der Abteilungen und Referate sichtbar zu machen und aufzudecken, wie die einzelnen Arbeitsschritte der verschiedenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aussehen. So werden unter anderem Schnittstellen erfasst und dann in einem nächsten Schritt Verbesserungsvorschläge entwickelt. Ist beispielsweise in einer Prozesskette zu sehen, dass verschiedene Abteilungen für die Genehmigung von Dienstreisen zuständig sind, kann man sich überlegen, den Prozess so zu straffen und zusammen zu führen, dass möglichst wenig Beschäftigte beteiligt sein müssen. Dabei werden sich selbstverständlich auch Entscheidungskompetenzen und Zuständigkeiten ändern.

Haben Sie dafür ein Beispiel?

Ein typisches Beispiel wären die Reisekostenabrechnungen sowie die Genehmigungen von Dienstreisen. Bisher müssen die Beschäftigten die entsprechenden Formulare einzeln ausfüllen, sie von ihrem Vorgesetzten unterschreiben lassen und dann in die Abteilung P – Personal schicken, die diese dann genehmigt und wieder zurückschickt. Wenn dieser Vorgang durch eine spezielle Software automatisiert werden würde sowie eine Genehmigung durch den Abteilungsleiter möglich wäre, wäre zum einen die Bearbeitungszeit sowie der Aufwand geringer und zum anderen hätten die Kolleginnen und Kollegen aus der Personalabteilung mehr Zeit für andere Aufgaben.

Und wie geht es nach der Analysephase weiter?

Danach folgt die Bewertungsphase, in der der Fokus auf die Arbeitsschritte gerichtet ist und durch eine Selbst- und Fremdeinschätzung der Beschäftigten entschieden wird, welche Prozesse verbessert werden müssen. Diese werden dann in einem offenen Themenspeicher gesammelt und je nach Priorität nacheinander bearbeitet. Das ist keine Arbeit, die nur im stillen Kämmerlein geschieht. Es wird Arbeitsgruppen geben, die sich damit befassen und sich dazu austauschen.

Kann man schon sagen, wann der Abschluss des Projekts geplant ist?

MOVE@FAU ist kein klassisches Projekt mit einem Abschluss. Wir schulen unsere Mitarbeiter, um auch zukünftig weitere Arbeitsprozesse analysieren zu können. Derzeit planen wir bis ins Jahr 2022. Jedoch wollen wir zwischendrin auch schon Teilergebnisse haben. Wann diese vorliegen, ist jedoch davon abhängig, wie wir mit der Analyse der einzelnen Arbeitsprozesse vorankommen.

Gibt es bereits erste Ergebnisse?

Nein, das ist zu früh, da wir erst im Februar mit der Analysephase gestartet haben. Bisher laufen noch die Schulungen der Beschäftigten. Wir werden schrittweise den Themenspeicher füllen und dann für nächstes Jahr eine To-Do-Liste erstellen, die wir abarbeiten werden. Bisher ist ein separates Tool für ein Dokumentensystem in Entwicklung, mit dem dann der Genehmigungsprozess von Dienstreisen sowie Abrechnungen vereinfacht wird. Dafür müssen wir jedoch zuerst analysieren, wie der Arbeitsprozess der Genehmigung von Dienstreisen sowie der Auszahlung von Reisekosten aussieht.

Könnte sich das Projekt auf die Beschäftigten auch negativ auswirken?

MOVE@FAU ist kein Projekt um Ressourcen einzusparen und Stellen zu streichen. Wir alle klagen – zumindest seitdem ich hier bin – über zu viel Arbeit. Daher möchten wir mit dem Projekt die Arbeitsprozesse verschlanken, um unsere Mitarbeiter von immer wieder kehrenden sowie automatisierbaren Vorgängen zu entlasten, sie zielgerichteter einzusetzen und somit auch die Qualität ihrer Arbeit zu verbessern.

Weitere Informationen zu MOVE@FAU finden Sie auf der Webseite des Projekts.