Die neue eVergabe und die Konsequenzen für die FAU und ihre Mitarbeiter

Die neue gesetzliche Regelung zur eVergabe tritt ab 18. Oktober 2018 in Kraft

Vergabeverfahren, eVergabe, Oberschwellenbereich, Unterschwellenbereich – bei diesen Begriffen tauchen über den Köpfen vieler FAU-Beschäftigter Fragezeichen auf. Doch Robert Kraml von der Abteilung H – Haushalt und Liegenschaften versichert: „Es besteht kein Grund zur Panik. Es klingt alles komplizierter als es tatsächlich ist.“

Was ist dieses Vergaberecht überhaupt und wen betrifft es?

Jeder, der an der FAU neue Waren und Dienstleistungen beschafft, muss sich mit dem Thema Vergabeverfahren über kurz oder lang auseinandersetzen. Kauft eine Abteilung beispielsweise eine neue Laborausstattung oder vergibt öffentliche Aufträge für die Gebäude- und Fensterreinigung, muss diese bestimmte Rechts- und Verfahrensregeln sowie Ausschreibungsmodalitäten einhalten. „Man kann sich das in etwa so vorstellen, dass man in der Regel für Produkte oder Dienstleistungen, die man gerne erwerben möchte und die einen Nettowert von 1000 Euro übersteigen, eine öffentliche Ausschreibung vornimmt. Somit wird der wirtschaftliche Umgang mit öffentlichen Geldern garantiert und ein marktgerechter Wettbewerb zwischen den Unternehmen ermöglicht“, erklärt Robert Kraml.

Worst-Case-Szenario

Halten sich die Beschäftigten der FAU nicht an die vorgegebenen Ausschreibungsmodalitäten und legen sich beispielsweise schon im Vorfeld auf einen bestimmten Anbieter fest, gleicht dies einer Auftragserteilung. Konkurrenzunternehmen können sich dann bei der Vergabekammer beschweren, da sie vom Wettbewerb ausgeschlossen werden. „Richtig ärgerlich kann es auch bei der Zusage von Fördermitteln werden. Wenn in einem Bewilligungsbescheid beispielsweise ein bestimmtes Vergabeverfahren vorgegeben ist, der Lehrstuhl dieses aber nicht korrekt durchführt, dann können diese Gelder sogar wieder gestrichen werden“, warnt der Kollege. „Doch das ist im Grunde nichts Neues, das war schon immer so. Neu ist lediglich, dass das Vergabeverfahren nicht mehr in Papierform durchgeführt wird, sondern elektronisch mit Hilfe einer speziellen Software und einer Auftragsplattform im Internet, die für alle zugänglich ist“, berichtet Kraml.

eVergabe mit Übergangsfristen

Der Grund für diese Neuerung ist eine europäische Richtlinie. Benötigt die FAU Waren und Dienstleistungen ab einem Nettowert von 221.000 Euro (Oberschwellenbereich), so ist die FAU ab dem 18. Oktober 2018 dazu verpflichtet, die Aufträge in elektronischer Form auszuschreiben. Bei Waren und Dienstleistungen, die zwischen einem Nettowert von 25.000 Euro bis 221.000 Euro (Unterschwellenbereich) liegen, haben die Mitarbeiter noch bis Ende 2019 die Wahl zwischen dem ursprünglichen Papiervergabeverfahren oder der neuen eVergabe. „Das sind sehr hohe Geldbeträge, doch wenn Sie beispielsweise neue Messeinrichtungen oder Büromöbel anschaffen, sind diese Grenzen schnell erreicht. Deswegen sollten sich die Kolleginnen und Kollegen frühzeitig mit dem Thema eVergabe auseinandersetzen“, rät der Experte.

Wie funktioniert sie und für was ist sie gut?

Doch wie funktioniert die neue eVergabe genau und welche Vorteile bietet sie? Die Beschäftigten der FAU bekommen von der Abteilung H eine Zugangskennung für die Vergabesoftware mit Login und Passwort. Mit Hilfe dieser speziellen Software können sie die Vergabeunterlagen – je nach Verfahrensart – erstellen und auf einer zentralen Veröffentlichungsplattform hochladen. Firmen haben ebenfalls Zugriff auf diese Plattform und können im Falle einer Ausschreibung innerhalb einer bestimmten Bieterfrist entsprechende Angebote abgeben. „Momentan werden Ausschreibungen über unterschiedliche Medien bekanntgemacht und veröffentlicht. Der Gesetzgeber erhofft sich durch die Konzentration auf eine einzige Plattform, mehrere und wirtschaftlichere Angebote zu erhalten als es beim aktuellen Verfahren der Fall ist“, erklärt Robert Kraml. Nach Ablauf der Bieterfrist werden die Angebote der interessierten Firmen schließlich innerhalb der Vergabesoftware elektronisch geöffnet und bewertet, woraufhin die FAU sich für das wirtschaftlichste Angebot entscheiden kann. „Mit der neuen eVergabe erhofft man sich zudem mehr Transparenz und Einfachheit. Sämtliche verfahrensrelevante Vorgänge der Ausschreibung werden anhand der Software abgearbeitet und im Hintergrund in einer gesetzlich geforderten Vergabeakte elektronisch dokumentiert, was im Falle eines Rechtsstreits von Vorteil ist“, sagt Kraml

Hilfe von den Kollegen aus der Abteilung H

„Selbstverständlich ist das Thema vor allem für Mitarbeiter, die nur selten Waren und Dienstleistungen ausschreiben, sehr komplex. Wer zum Thema Vergaberecht Rat sucht, kann sich gerne an meine Kolleginnen und Kollegen aus H1 – Sachhaushalt wenden. Diese haben auch schon die entsprechenden Papiervorlagen sowie Hintergrundinformationen im Personalhandbuch und wissen, was es alles zu beachten gibt. Auch zu der neuen eVergabe möchten wir die Mitarbeiter nicht alleine lassen. Deswegen stehe ich ab sofort bei Fragen oder Problemen gerne mit Rat und Tat zur Seite“, verspricht Kraml. Zusätzlich bietet er rund um das Thema Vergaberecht und eVergabe ab Anfang 2019 ein internes Schulungsprogramm für alle Interessierten an. Denn die Fragezeichen über den Köpfen der Beschäftigten sollen schließlich nicht für immer bleiben.

Das Wichtigste zusammengefasst:

• Beschaffungen ab 221.000 Euro netto: Ab dem 18. Oktober erfolgt die Ausschreibung ausschließlich über die eVergabe.
• Ab dem 1. Januar 2020 muss die Ausschreibung in der Regel über die eVergabe erfolgen, wenn der Nettowert der Beschaffung 25.000 Euro übersteigt.
• Für diverse Bereiche an der FAU, wie zum Beispiel für IT und Drucker, gibt es bindende Rahmenverträge. Mehr Infos hierzu finden Sie unter folgendem Dokument.

Kontakt:

Robert Kraml
Tel.: 09131/85-25903
robert.kraml@fau.de